每一個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)特的，然而項(xiàng)目失敗的根本原因通常都是相同的。
當(dāng)我們知道這些原因后，我們可以最小化發(fā)生問題的幾率，增加項(xiàng)目成功的概率。
那么當(dāng)我們面對粗糙的項(xiàng)目啟動、過弱的控制、缺乏資源、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和不且實(shí)際的期望時(shí)，應(yīng)該怎么做?以下是五個(gè)常見問題和解決方法。
一、簡單粗糙的項(xiàng)目啟動
也許最常見的問題是沒有正確地啟動項(xiàng)目，而這其實(shí)只需要花點(diǎn)時(shí)間去收集客戶需求、同意客戶要求、創(chuàng)立一個(gè)良好的項(xiàng)目計(jì)劃以及設(shè)定客戶的期望。而人們總是傾向于迅速開展項(xiàng)目工作。但是一個(gè)簡單粗糙的項(xiàng)目啟動階段經(jīng)常會導(dǎo)致問題發(fā)生，甚至項(xiàng)目失敗。
解決方法：
在正確的項(xiàng)目啟動過程完成之前不要開展項(xiàng)目工作。
如果客戶為了盡早得到交付物而推動你基于假設(shè)開展項(xiàng)目工作，請不要同意。事實(shí)上，簡單粗糙的項(xiàng)目啟動會帶來返工、錯(cuò)誤、疏忽、只會令項(xiàng)目變糟。當(dāng)被不合理推動時(shí)，只能說”不“，并且絕對不可太早開始。
二、過弱的項(xiàng)目控制
即便計(jì)劃再周密、啟動再充分，如果不能有效的進(jìn)行管理，也是沒有意義的。缺乏控制導(dǎo)致的典型問題包括：范圍漸變、過于簡單的工作計(jì)劃、缺乏變更控制、缺乏溝通和風(fēng)險(xiǎn)及問題的管理不善。
解決方法：
(1)建立變更管理過程并且令所有人都知道這些控制。使用這些過程與保證你的團(tuán)隊(duì)保持關(guān)注與交付關(guān)鍵的東西。
(2)使用異常報(bào)告。這樣可以保證當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)和問題出現(xiàn)的時(shí)候可以得到更好的關(guān)注;
(3)定期與客戶、項(xiàng)目贊助人以及其他重要的項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通;
(4)定期評審、更新項(xiàng)目計(jì)劃。如果項(xiàng)目計(jì)劃沒有評審和更新，那其實(shí)也沒有必要制定計(jì)劃了。
三、缺乏人手和技能
項(xiàng)目人手不足，或者配足人員的數(shù)量但卻配備錯(cuò)誤的技能組合，這些問題經(jīng)常導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。當(dāng)你的項(xiàng)目沒有足夠的、具有合適技能的人員，那確實(shí)是令人沮喪。但這問題在現(xiàn)今的項(xiàng)目里面非常普遍。
解決方法：
堅(jiān)持要求管理層提供合適的人員，無論是從內(nèi)部調(diào)配還是雇用外包合同員工。
使用可靠的項(xiàng)目計(jì)劃來說明在哪些方面你還需要投入人員來支持你的要求。不要保持沉默并且苦苦支撐，這對你和你的團(tuán)隊(duì)都不公平。
四、沒有強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)和問題
在項(xiàng)目的生命周期中，有很多場合風(fēng)險(xiǎn)和異常會導(dǎo)致問題，甚至失敗。這些例子包括：
(1)沒有清晰的定義需求，結(jié)果是不能滿足客戶的期望;
(2)使用前沿的新技術(shù)導(dǎo)致無法預(yù)料的問題;
(3)過于簡單的技術(shù)設(shè)計(jì)使得未來的方法沒有變更與伸縮的可能;
(4)無效的變更控制是的變更要求導(dǎo)致項(xiàng)目偏移原來的目標(biāo);s
(5)測試不充分導(dǎo)致錯(cuò)誤和缺陷遺留到產(chǎn)品上;
(6)在關(guān)鍵時(shí)刻缺乏關(guān)鍵人物的支持。
解決方法：
在項(xiàng)目開始的時(shí)候?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)和問題列表進(jìn)行評審。其中一個(gè)好辦法是使用頭腦風(fēng)暴列出可能的風(fēng)險(xiǎn)和問題，參與人員包括項(xiàng)目成員、其它參與過類似項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理等。在整個(gè)項(xiàng)目過程中不斷對風(fēng)險(xiǎn)和問題進(jìn)行評審。
對上面例子中的解決方法包括：
(1)雇傭商業(yè)分析人士勾畫出客戶的需求，并使用清晰、明確的文檔進(jìn)行記錄;
(2)提問是否必須使用前沿的新技術(shù)，后者是否有能提供相同功能的更多方法;
(3)由你的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行技術(shù)設(shè)計(jì)。這樣有很大的機(jī)會獲得一個(gè)可靠和靈活的設(shè)計(jì)，而且你的團(tuán)隊(duì)也有了可以繼承使用的基礎(chǔ)設(shè)計(jì);
(4)在項(xiàng)目啟動之前與客戶達(dá)成一個(gè)變更控制的流程，并且嚴(yán)格根據(jù)流程執(zhí)行;
(5)將測試計(jì)劃與根據(jù)客戶要求制定的測試場景放在一起。保證你有足夠的資源以及保證客戶承諾進(jìn)行測試;
(6)制定一個(gè)針對失去關(guān)鍵人物的風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急計(jì)劃。
五、不能有效管理客戶期望項(xiàng)
通常的項(xiàng)目開始都是在一個(gè)有很多樂觀估計(jì)的基礎(chǔ)上。在項(xiàng)目的生命周期，客戶期望會膨脹成為根本不現(xiàn)實(shí)的程度，當(dāng)客戶不知道他們應(yīng)該期待什么或者他們不能看到項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，他們就會對你感到失望，你們的關(guān)閉就會破裂。
解決方法：
將期望值管理到一個(gè)合理的水平是項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)。其中一個(gè)方法是將項(xiàng)目分解為有頻繁里程碑的各個(gè)任務(wù)塊或者項(xiàng)目階段。你可以通過發(fā)布周期性的交付物給客戶，讓他們看得到他們將要得到什么。
通過這種方式讓客戶在早期就能看到你們在做什么，從而客戶保證項(xiàng)目交付物能符合客戶的期望。